Di era profesional saat ini, signature email tidak hanya berfungsi sebagai penutup email atau salam penutup saja. Kini, signature email jadi cermin identitas dan profesionalisme Sahabat Qwords saat berkomunikasi dengan lawan bicara secara digital.
Nah, dalam ulasan kali ini kita akan bahasa tentang contoh signature email, bagaimana cara membuatnya, dan tips dan trik tambahan dalam menyusun signature email yang baik, berkesan, dan efektif.
Yuk langsung kita mulai saja ulasannya!
7 Contoh Signature Email Profesional
Ada beberapa konsep signature email yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan. Mulai dari mahasiswa sampai kebutuhan pekerjaan.
1. Minimalis dan Sederhana
Contoh:
Arief Hidayat
Content Writer, Tokolaku
Telp: 0822-9988-6622
Contoh signature email yang pertama adalah mode minimalis atau sederhana. Jenis ini cocok untuk siapa saja, termasuk Sahabat Qwords yang ingin mengutamakan kepraktisan dan kejelasan. Format ini juga sering direkomendasikan untuk signature compact yang hanya terdiri dari 3-4 baris.
Tampilan signature email ini juga simpel, dengan hanya menampilkan nama, jabatan, perusahaan, dan nomor kontak. Cocok untuk penggunaan formal sederhana dalam berkirim email. Tips yang bisa diterapkan dalam menerapkan signature email satu ini adalah batasi panjangnya hanya 3-4 baris saja agar tidak membebani mata pembaca.
2. Straightforward dan Rapi
Contoh:
Ratna Sari | Senior Marketing Executive
PT. Barokah Sejahtera
Telp: (021)-9999-8888 | www.barokahsejahtera.co.id
Contoh signature email kedua menggabungkan nama, jabatan, nama perusahaan, kontak, serta situs web dengan tampilan gaya yang rapi dan profesional.
Menambahkan logo perusahaan, info kontak lengkap, dan tautan ke website atau media sosial juga bisa Sahabat Qwords lakukan jika ingin menggunakan signature email jenis ini. Kesan informatif namun tetap bersih pun akan muncul saat kamu menerapkannya sebagai signature emailmu. Tak heran format ini banyak digunakan oleh pebisnis profesional dalam email bisnis mereka.
3. Bran dengan Logo atau Foto
Contoh:
Ahmad Ghazi
Desainer Grafis
PT Kerja Kerja Kreasi
[Logo Perusahaan]
Telp: 0812-3456-7890 | www.kerjakerjakreasi.co.id
Contoh signature email ketiga adalah bran atau signature dengan logo dan foto bran. Menambahkan unsur visual seperti logo atau foto dalam signature ini akan memperkuat citra profesional dan brand identity.
Banyak perusahaan atau bran yang juga sudah menerapkan signature jenis ini dan terbukti membantu menciptakan identitas visual yang konsisten, sejak dari penulisan email profesionalnya.
4. Dengan CTA
Contoh:
Deo Bayu
Social Media Specialist | PT Media Solutif
Telp: 0812-2222-3333
Ikuti blog kami: www.blog.mediasolutif.com
[Banner “Baca Artikel Terbaru” atau tautan ke blog]
CTA seperti link blog atau banner promosi yang disematkan pada signature email seperti dalam contoh, bisa meningkatkan engagement menarik perhatian penerima email.
CTA yang ditambahkan bisa berupa banner, link ke blog, undangan webinar, atau promosi produk. Contoh signature email semacam ini efektif untuk tujuan marketing sekaligus informatif.
5. Menampilkan Portofolio atau Prestasi
Contoh:
Agnes Widya
UX/UI Designer
Portfolio: www.behance.net/agneswidya
Telp: 0811-6789-000
Menampilkan potfolio atau prestasi memang akan sangat berguna bagi mahasiswa atau profesional kreatif untuk memperlihatkan karya secara langsung.
Contoh siganture email ini cocok untuk mahasiswa atau profesional kreatif seperti desainer. Sahabat Qwords bisa menyertakan tautan ke karya, portofolio, atau penghargaan yang relevan.
6. Signature Personal atau Mahasiswa
Contoh:
Tsabit Khan
Mahasiswa Teknik Informatika, Universitas Paramedina
Telp: 0821-3456-7890 | tsabit.khan@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/tsabitkhan
Contoh signature email dengan persona mahasiswa atau murni menyertakan identitas personal ini cenderung ringkas dan lengkap. Sahabat Qwords bisa menggunakan jenis signature ini dengan menambahkan elemen penting seperti jurusan, universitas, dan link portofolio atau LinkedIn jika relevan.
Untuk penggunaannya sendiri, bisa digunakan untuk pribadi atau mahasiswa dengan kelengkapan data mulai dari nama, jurusan atau profesi, email alternatif, dan sosial media. Kesan fleksibel dan compact informatif ini cocok untuk konteks personal branding.
Contoh:
PT Agile Digital
Jl. Pahlawan No. 13, Sukorejo, Jawa Tengah
Telp: (024)-457-9978 | info@agiledigital.co.id
Disclaimer: Email ini dan file terlampir bersifat rahasia…
Signature email semacam ini cocok untuk komunikasi perusahaan yang membutuhkan legal note atau penegasan formal sebagai footer. Aspek yang bisa disertakan dalam footer meliputi disclaimer, logo, alamat kantor, dan kontak resmi.
Signature ini juga cocok untuk email perusahaan atau institusi formal. Fungsinya tentu sebagai identitas sekaligus legal note dari sebuah perusahaan profesional pada penerima email.
Cara Membuat Signature Email yang Profesional
Ada sejumlah langkah yang bisa Sahabat Qwords ikuti unutk membuat signature email yang profesional sesuai kebutuhan. Berikut ini langh-langkahnya.
- Pilih Layout dan Informasi yang Relevan. Gunakan hirarki informasi yang jelas. Mulai dari yang paling penting, seperti nama dan jabatan, kemudian diikuti kontak dan lainnya.
2. Gunakan Editor Email atau Generator Online
- Gmail. Caranya masuk ke Settings → pilih Signature → buat dan simpan.
- Outlook/Thunderbird. Caranya pakai editor internal, kemudian bisa tambahkan gambar dan HTML.
- Atau Sahabat Qwords bisa menggunakan tools seperti Mail-Signatures.com untuk mendapat template otomatis.
3. Sederhana, Tidak Berlebihan. Hindari menjejali informasi berlebih ya Sahabat Qwords. Pakai informasi inti saja agar tetap ringkas dan elegan.
4. Tambahkan Elemen Visual Jika Diperlukan. Gunakan logo, foto diri, atau ikon media sosial untuk memperkuat branding visualmu dalam signature email sesuai jenisnya.
5. Pastikan Signature Responsif. Coba tampilkan dengan baik di berbagai perangkat, terutama ponsel dengan layout vertikal agar lebih aman untuk tampilan mobile. Jangan sampai sudah dikirim, tapi signature emailnya ternyata masih terlihat berantakan dan tidak sesuai keinginan.
6. Sisipkan Tautan Strategis. Sahabat Qwords bisa menyisipkan tautan, seperti link website, blog, portofolio, atau CTA untuk engagement lebih lanjut.
7. Perbarui Secara Berkala. Revisi jika ada info yang berubah agar selalu akurat dan relevan. Signature email juga bisa kamu perbarui sesuai dengan kebutuhan dan preferensi penggunaannya. Tak menutup kemungkinan Sahabat Qwords juga bisa memperbaruinya sesuai mode dan tujuan penggunaannya.
Makin Terinspirasi untuk Membuat Signature Emailmu Sendiri?
Setelah melihat 7 contoh signature email dengan segala penjelasan detailnya. Kami harap Sahabat Qwords makin paham ya soal fungsi dan bagaimana signature email bekerja untuk tidak sekadar menutup email saja, tapi juga branding diri dan memberi kesan informatif hingga profesional.
Semua contoh tadi bisa kamu adaptasi sesuai kebutuhan dan prioritasmu saat ini dalam berkirim pesan lewat email.
Gimana, apakah kamu tertarik langsung mengadaptasi salah satu contoh dari 7 contoh signature email di atas?
Yuk tulisan jawabanmu di kolom komentar!
Miliki email bisnis profesional dengan paket hosting email unlimited dari Qwords dan jadikan bisnis kamu lebih terpercaya.
