Apakah Sahabat Qwords termasuk orang yang masih asing dengan purchase order? Jika iya, maka kamu tentu bertanya-tanya apa itu purchase order (PO) bukan?
Sebenarnya purchase order adalah salah satu istilah yang sangat erat kaitannya dengan transaksi jual beli. Walaupun tampak tidak penting, purchase order ini berperan sebagai dokumen hukum yang mampu mencegah terjadinya pelanggaran hukum.
Oleh sebab itu, siapapun yang sering melakukan transaksi jual beli terutama dalam skala yang cukup besar perlu memahami apa yang dimaksud dengan purchase order dengan baik. Terlebih purchase order mempunyai peran yang mirip dengan invoice.
Bagi Sahabat Qwords yang merasa masih tidak memiliki bayangan seperti apa itu puchase order maka wajib sekali menyimak artikel ini agar tidak keliru.
Pengertian Purchase order
Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli guna menunjukkan barang-barang apa saja yang ingin dibelinya.
Dari pengertian ini dapat diketahui bahwa purchase order adalah dokumen yang ditujukan kepada pihak penjual, dan purchase order memiliki peran yang sangat penting dalam mengendalikan pembelian suatu usaha atau bisnis.
Selain itu, pengertian purchase order yang lainnya ialah dokumen yang di dalamnya memuat rangkuman barang yang hendak dibeli oleh pembeli dari supplier.
Sebenarnya secara singkat purchase order juga bisa diartikan sebagai konfirmasi pesanan secara resmi, yang umumnya dikirimkan oleh pihak pembeli kepada supplier yang mengesahkan pembelian.
Namun, purchase order juga bisa dianggap sebagai dokumen yang di dalamnya terkandung permintaan terhadap kebutuhan suatu barang. Fungsi purchase order ini sangat penting, sehingga pelaku bisnis disarankan untuk tidak mengabaikan dokumen ini.
Diantara fungsi tersebut seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, yaitu untuk megamankan stok barang sesuai dengan harga yang diinginkan serta meningkatkan rasa aman dari tindakan pelanggaran hukum seperti penipuan.
Dengan kata lain, purchase order termasuk dokumen yang akan menjaga supaya bisnis bisa berlangsung dengan lancar.
Dengan adanya purchase order ini pula, pihak pembeli tidak perlu khawatir mengenai potensi terjadinya perbedaan harga yang besar. Pasalnya, purchase order menyimpan catatan penawaran produk pada periode yang sebelumnya.
Purchase order juga bisa dijadikan sebagai komparasi dengan invoice bila nanti terdapat perbedaan harga antara kedua dokumen tersebut,
Jadi, pembeli pun bisa lebih mudah mengajukan komplain pada penjual atau supplier karena seharusnya antara purchase order dengan Invoice memiliki jumlah harga yang sama.
Contoh Purchase Order
Sekarang Sahabat Qwords sudah tahu apa itu purchase order bukan? Pertanyaan lain sekarang adalah apakah semua bisnis memerlukan purchase order ini? Jawabannya adalah tidak karena kebutuhan akan purchase order tergantung pada sejumlah faktor. Namun kalau kamu memerlukan referensi contoh purchase order, bisa disimak di bawah ini.
Melihat contoh di atas, Sahabat Qwords tentu sudah melihat bahwa purchase order dibuat oleh pembeli Hosting Indonesia Digital yang dikirimkan ke PT. VPS Indonesia Digital. Untuk contoh lain bisa kamu lihat pada gambar berikut.
Dalam contoh tersebut juga terdapat informasi kontak kedua belah pihak sehingga komunikasi bisa dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, ada juga deskripsi produk-produk yang diinginkan dan lengkap dengan jumlahnya.
Fungsi Purchase Order
Sahabat Qwords, setelah mengetahui apa itu purchase order, kini saatnya memahami apa saja fungsi penting dari dokumen ini dalam proses jual beli.
Meskipun terlihat seperti surat biasa, PO memiliki peran besar dalam kelancaran operasional bisnis, lho! Yuk, simak fungsinya berikut ini:
1. Sebagai Bukti Pemesanan Resmi
Purchase order menjadi bukti tertulis bahwa pembeli telah memesan barang dari penjual. Ini juga menunjukkan bahwa penjual berkomitmen untuk memenuhi pesanan tersebut.
2. Menghindari Kesalahan Pemesanan
Dengan adanya PO, risiko kesalahan jumlah, spesifikasi, atau jenis barang bisa diminimalisir. Jadi, tidak ada lagi cerita barang datang tidak sesuai harapan.
3. Menghindari Perbedaan Harga
PO mencantumkan harga barang secara jelas sehingga saat invoice diterbitkan, tidak ada selisih harga yang mengejutkan.
4. Sebagai Pengingat Penjual
PO juga bisa menjadi pengingat bagi penjual untuk segera menyediakan dan mengirimkan barang sesuai waktu dan permintaan pembeli.
5. Melacak Pesanan dengan Lebih Mudah
PO sangat membantu dalam proses pelacakan barang, terutama bagi bisnis yang memiliki banyak transaksi dalam satu waktu.
6. Menjadi Dokumen Legal
Kalau suatu saat terjadi masalah atau perselisihan, PO bisa dijadikan sebagai bukti hukum yang sah, lho.
7. Mempermudah Pengelolaan Anggaran
Bagi tim keuangan, PO sangat membantu dalam perencanaan anggaran karena bisa memperkirakan pengeluaran yang akan datang.
8. Menunjukkan Kepatuhan Prosedur Bisnis
PO juga bisa digunakan sebagai bukti bahwa bisnis kamu berjalan sesuai prosedur—hal ini sangat penting saat audit, pengajuan pinjaman, atau pemeriksaan pajak.
Komponen yang Harus Ada dalam Purchase Order
Supaya PO kamu sah dan mudah dipahami, pastikan mencantumkan beberapa elemen penting berikut ini ya, Sahabat Qwords:
- Nama barang atau produk yang ingin dibeli
- Jumlah barang (kuantitas)
- Harga per unit barang
- Total harga berdasarkan jumlah dan harga satuan
- Pajak (seperti PPN jika berlaku)
- Nomor PO
- Tanggal pembuatan dan jatuh tempo pembayaran
- Tanda tangan atau otorisasi dari pihak yang berwenang
Komponen-komponen di atas akan sangat membantu memperjelas isi dari PO dan menghindari kebingungan di kemudian hari.
Cara Membuat Purchase Order
Setelah mengetahui fungsi dan pentingnya purchase order, sekarang saatnya Sahabat Qwords mempelajari cara membuatnya dengan benar.
Tenang saja, prosesnya tidak rumit kok, asalkan kamu memperhatikan beberapa poin penting berikut ini:
- Cantumkan identitas perusahaan kamu dengan jelas
Nama perusahaan, alamat, dan kontak sangat penting untuk mempermudah komunikasi. - Tuliskan detail barang secara lengkap
Mulai dari nama, merek, jumlah, hingga spesifikasi produk. Jika memungkinkan, gunakan tabel agar lebih rapi. - Tentukan supplier dengan jelas
Pastikan kamu mencantumkan siapa supplier atau penjual yang akan menerima PO tersebut. - Masukkan nomor PO
Nomor ini akan sangat berguna untuk pelacakan jika terjadi kendala atau perbedaan data. - Cantumkan tanggal transaksi dan jatuh tempo
Supaya kedua belah pihak tahu kapan pembayaran harus dilakukan. - Sebutkan metode pengiriman dan pembayaran
Termasuk jika ada syarat dan ketentuan khusus dalam proses pengiriman atau pembayaran.
Kurang lebih itulah yang perlu Sahabat Qwords lakukan jika ingin membuat purchase order.
Untuk pembuatannya sendiri bisa kamu lakukan dengan cara manual menggunakan kertas dan cara baru dengan menggunakan aplikasi khusus.
Jika kamu memilih menggunakan aplikasi, berikut ini langkah-langkah umum yang bisa kamu ikuti:
- Masuk ke Aplikasi Seperti Biasa
Buka aplikasi pilihan kamu dan login ke akun yang sudah terdaftar. - Pilih Menu untuk Membuat Purchase Order
Biasanya, menu ini bisa ditemukan di bagian Order, Pembelian, atau Transaksi. Lokasinya bisa berbeda tergantung aplikasi yang kamu gunakan. - Isi Formulir Purchase Order
Setelah menu terbuka, akan muncul form isian. Masukkan semua data yang dibutuhkan seperti nama barang, jumlah, harga, supplier, hingga tanggal pesanan. Pastikan semua informasi diisi dengan benar. - Simpan dan Kirim
Setelah semuanya lengkap, simpan PO kamu dan kirimkan ke supplier sesuai prosedur aplikasi tersebut.
Semudah itulah membuat purchase order menggunakan aplikasi. Kini setelah Sahabat Qwords mengerti apa itu purchase order dan hal-hal yang berkaitan dengannya, pastikan untuk membuatnya saat akan melakukan transaksi ya.
Memang cukup menyita waktu, namun seperti yang sudah disampaikan, purchase order adalah salah satu cara terbaik yang dapat mengamankan bisnis kamu.
Dengan memahami fungsi, komponen, dan cara membuat purchase order, Sahabat Qwords bisa lebih siap dalam mengelola proses pembelian secara profesional dan aman.
Walau terlihat sepele, PO adalah salah satu alat penting untuk menjaga kestabilan dan transparansi bisnis kamu.
