Kenapa Email Bisnis Sering Masuk Spam? Ini Cara Mengatasinya

Pernahkah kamu mengirimkan penawaran penting kepada calon klien, tapi ditunggu berhari-hari tidak ada balasan? Setelah dicek, ternyata email tersebut nyangkut di folder Spam. Rasanya pasti gemas dan campur aduk, ya?

Masalah email bisnis yang masuk spam memang menjadi tantangan klasik bagi para pemilik usaha maupun digital marketer, padahal email adalah salah satu kanal komunikasi paling formal dan efektif untuk membangun kepercayaan.

Jangan khawatir, dalam artikel ini kita akan bedah tuntas kenapa hal itu bisa terjadi dan bagaimana cara jitu mengatasinya agar email kamu mendarat manis di Inbox utama penerima.

 Simak sampai habis!

Kenapa Email Bisa Terdeteksi sebagai Spam?

Sebelum kita masuk ke solusi, kamu perlu tahu bahwa penyedia layanan email (seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo) memiliki “satpam” otomatis bernama filter spam.

Tugasnya adalah melindungi pengguna dari email yang dianggap berbahaya atau mengganggu.

Beberapa alasan umum kenapa email bisnis kamu dicurigai “satpam” ini antara lain:

• Reputasi IP atau Domain Rendah: Jika kamu menggunakan server yang pernah digunakan untuk mengirim spam, domain kamu bisa ikut tercoreng.
• Konten Terlalu “Hard Selling”: Penggunaan kata-kata yang berlebihan atau subjek yang provokatif.
• Tidak Ada Autentikasi: Server penerima tidak bisa memverifikasi apakah email itu benar-benar dari kamu atau dari penipu (spoofing).
• Kiriman Massal Dadakan: Kalau kamu pakai domain baru, mengirim email massal secara mendadak dari domain baru adalah sinyal bahaya bagi Gmail.

Cara Mengatasi Email Bisnis Masuk Spam

Nah, ini dia langkah-langkah teknis dan praktis yang bisa kamu lakukan sekarang juga:

1. Gunakan Domain Email Profesional

Hindari menggunakan alamat email gratisan seperti @gmail.com atau @yahoo.com untuk urusan bisnis resmi.

Menggunakan email dengan domain sendiri (contoh: nama@bisnisanda.com) tidak hanya terlihat profesional, tapi juga memberikan kontrol penuh atas reputasi pengiriman email kamu.

2. Atur Autentikasi Email (SPF, DKIM, dan DMARC)

Ini adalah bagian yang sedikit teknis tapi sangat krusial. Sejak tahun 2024, Google dan Yahoo bahkan mewajibkan DMARC untuk pengirim email massal yang bisa lebih dari 5 ribu email per hari. Tanpa DMARC, emailmu pasti akan otomatis masuk spam.

Fungsi setiap perangkat ini adalah:

• SPF (Sender Policy Framework): Memvalidasi server mana yang diizinkan mengirim email atas nama domain kamu.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Menambahkan tanda tangan digital pada email untuk memastikan isi email tidak diubah saat transit.
• DMARC: Memberi instruksi kepada server penerima apa yang harus dilakukan jika SPF atau DKIM gagal.

3. Hindari Kata-Kata “Pemicu” Spam

Pemilihan kata pada subjek dan isi email sangat menentukan status email spam atau tidak. Filter spam sangat sensitif terhadap kata-kata yang menjanjikan uang instan atau tekanan berlebih.

Hindari penggunaan:

• “GRATIS!!!”, “Cepat Menang”, “Tanpa Modal”.
• Penggunaan huruf kapital semua (ALL CAPS).
• Terlalu banyak tanda seru (!!!!).

4. Jaga Rasio Teks dan Gambar

Banyak pebisnis mengirim email yang isinya hanya satu gambar besar (seperti brosur).

Hati-hati, filter spam tidak bisa membaca gambar dan sering kali menganggapnya sebagai taktik menyembunyikan pesan spam.

Pastikan ada keseimbangan antara teks dan gambar (minimal 60% teks).

5. Selalu Sertakan Link “Unsubscribe”

Memberikan pilihan kepada penerima untuk berhenti berlangganan justru meningkatkan kredibilitas kamu di mata penyedia email.

Jika audiens tidak suka tapi tidak ada tombol unsubscribe, mereka akan menekan tombol “Report Spam”, yang justru akan merusak reputasi domain kamu secara permanen.

6. Bersihkan Daftar Email Secara Berkala

Jangan menyimpan kontak yang tidak pernah membuka email kamu selama berbulan-bulan.

Email yang dikirim ke alamat yang sudah tidak aktif (bounce) akan menurunkan skor reputasi pengirim kamu.

7. IP/Domain Warm-up

Email dari domain barumu langsung masuk kotak spam? Itu karena Gmail menganggap tindakan mengirim email massal secara mendadak dari domain baru adalah ‘red flag’. Untuk mengatasinya, kamu harus ‘pemanasan IP’ dengan mengirim email secara bertahap.

Tabel Ringkasan: Checklist Anti-Spam

Siap Pindah ke Inbox Utama?

Menjaga email bisnis tetap mendarat di Inbox adalah investasi jangka panjang untuk kredibilitas bisnis kamu.

Dengan melakukan autentikasi teknis yang tepat dan menjaga kualitas konten, kamu bisa memastikan komunikasi dengan klien berjalan lancar tanpa hambatan filter spam.

Mengatur autentikasi teknis hingga memantau reputasi domain tentu merepotkan jika dilakukan sendirian. Kamu bisa menyerahkan hal-hal rumit ini dengan menggunakan layanan email bisnis profesional Qwords.

Dengan fitur built-in deliverability, Titan membantu email kamu memiliki reputasi tinggi secara instan, lengkap dengan antarmuka yang sangat user-friendly bagi profesional. Saatnya pastikan pesan bisnismu sampai ke inbox pelanggan tanpa drama teknis