Spam email adalah masalah umum yang sering dihadapi oleh pengguna email di seluruh dunia.
Mulai dari inbox yang penuh dengan pesan tidak penting hingga risiko keamanan yang mengintai, spam email tentu bisa sangat mengganggu.
Alhasil, banyak waktu yang terbuang hanya untuk mengurusi hal-hal yang sebenarnya bisa dihindari.
Dengan kata lain, kamu sebetulnya bisa mencegah datangnya spam email yang mengganggu. Lalu, bagaimana caranya?
Pelajari caranya melalui artikel berikut ini, ya, Sahabat Qwords!
Apa Itu Spam Email?
Spam email adalah pesan elektronik yang dikirim secara massal ke banyak penerima tanpa persetujuan mereka.
Pesan ini biasanya berisi promosi produk, penipuan, atau bahkan malware yang dapat membahayakan perangkat dan data pengguna.
Spam email sering kali dikirimkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dengan tujuan tertentu, seperti mencari keuntungan finansial atau mencuri informasi pribadi.
Melansir Statista, dari total pesan email yang ada di seluruh dunia pada tahun 2023, 45.6% di antaranya adalah spam email.
Angka tersebut sebenarnya berangsur turun dibadingkan periode sebelumnya, yakni 48.63% pada tahun 2022.
Meski trennya mengalami penurunan, persentase tersebut masih sangat besar mengingat jumlah email yang terdistribusi setiap harinya juga sangat masif.
Dengan pemaman terhadap kasus spam email yang baik, bukan tidak mungkin kamu bisa berkontribusi menurunkan statisik spam email.
Jenis-Jenis Spam Email yang Perlu Diketahui
Secara harfiah, spam email artinya pesan email yang tidak diinginkan dan dikirim secara berlebihan. Berikut beberapa jenis spam email yang umum ditemui:
- Promosi Komersial: Email yang berisi penawaran produk atau jasa, dan sering kali berasal dari sumber yang tidak dikenal.
- Phishing: Surel jenis ini dirancang untuk menipu penerima agar memberikan informasi sensitif seperti kata sandi atau nomor kartu kredit.
- Scam: Berisi penawaran hadiah atau keuntungan besar, tapi sebenarnya adalah penipuan.
- Malware: Email yang mengandung lampiran atau link berbahaya yang dapat menginfeksi perangkat dengan virus atau malware.
- Hoaks: Informasi yang dikirimkan melalui email tidak bisa diepertanggungjawabkan validitasnya.
Penyebab Email yang Dikirim Bisa Masuk Spam
Spam email bisa masuk ke kotak masuk email kamu karena beberapa faktor. Namun, tahukah kamu kalau setelah menekan tombol kirim, email tersebut akan melalui beberapa proses sebelum sampai ke penerima?
Jadi, beberapa email mungkin akan diblokir oleh gateway karena mengandung konten yang tidak relevan, mempunyai reputasi yang buruk, atau engagement yang rendah.
Setelah melewati gateway pun, email harus melewati filter lanjutan, yang pada akhirnya akan menentukan apakah email tersebut bisa sampai ke kotak masuk atau malah folder spam. Kamu bisa mengetahui beberapa faktornya berikut ini:
1. Tidak Memiliki Izin untuk Menghubungi Penerima
Saat ini, banyak negara di dunia sudah memberlakukan regulasi terkait email. Amerika Serikat, misalnya, mempunyai CAN-SPAM Act yang di antaranya mengatur standar pengiriman email komersial bagi sebuah perusahaan.
Sementara itu, Indonesia juga memberlakukan Undang-undang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), yang juga mengatur tentang email.
Artinya, pengirim tidak bisa sembarangan mengirimkan email komersial kepada pelanggan, sehingga harus memperoleh izin terlebih dahulu dari mereka.
Oleh karena itu, salah satu praktik yang sebaiknya dihindari adalah membeli daftar email dari pihak lain. Selain berpotensi menyebabkan email dianggap sebagai spam, pelaku juga bisa terjerat denda karena telah melanggar aturan.
Solusi terbaik untuk mencegahnya adalah dengan memasang opt-in form, newsletter, atau email subscription di dalam website.
Dengan cara ini, pengirim bisa memastikan bahwa bahwa pelanggan bersedia masuk ke dalam daftar email kamu dan berkeinginan untuk menerima email.
2. IP Address yang Dipakai Masuk ke Blacklist
IP address juga bisa jadi salah alasan mengapa suatu email dianggap sebagai spam. Ada beberapa kemungkinan yang bisa membuat alamat IP masuk ke blacklist.
Pertama, layanan email marketing yang digunakan membagi IP address dengan pengguna lain. Sayangnya, jika ada salah satu pengguna terdeteksi mengirimkan spam email, pengguna lain pun akan terkena imbasnya.
Itulah mengapa memilih layanan email marketing yang andal dan mempunyai reputasi baik adalah sebuah keharusan.
Jadi, kalau kamu ingin mengirim email dan tidak ingin ditandai sebagai spam, kamu mesti memastikan kalau layanan yang kamu pilih memberlakukan prosedur dan regulasi yang ketat dalam mencegah spam, serta memelihara seluruh IP addresses-nya dengan maksimal.
Untuk mengetahui reputasi IP yang kamu gunakan, manfaatkan online tool seperti IP and Domain Reputation Center dari Cisco.
Kemungkinan kedua adalah, alamat IP yang dimiliki masih tergolong baru dan belum cukup terbangun reputasinya. Ya, jadi ada baiknya selalu melakukan warming up atau pemanasan dulu ketika menggunakan IP baru.
Solusinya, jangan mengirimkan email terlalu banyak hingga reputasi IP mulai membaik.
3. Tidak Mencantumkan Unsubscribe Link
Setiap perusahaan pasti ingin mempertahankan banyaknya jumlah email list-nya, agar semakin banyak prospek yang menerima informasi atau penawaran terkini.
Tap, bukan berarti pengirim tidak menyertakan unsubscribe link atau opt-out link dari email yang dikirimkan. Selain menyalahi aturan, meniadakan links tersebut juga bisa jadi penyebab mengapa email ditandai sebagai spam.
Kalau kamu adalah pengirim, coba posisikan dirimu sebagai penerima email. Ada kalanya kmu merasa tidak membutuhkan kiriman email lagi dari suatu perusahaan, atau malah merasa terganggu dengan banyaknya email yang diterima.
Dengan adanya unsubscribe link atau opt-out link, kamu bisa menginformasikan bahwa kamu tidak ingin menerima email dari perusahaan tertentu. Tapi jika tidak tersedia link, ada kemungkinan kamu menandainya sebagai spam bukan?
4. Konten Email Terjerat Filter
Ternyata, penulisan email bisa menjadi salah satu penentu suatu email bisa masuk ke inbox atau spam.
Ingat, platform seperti Gmail dan Yahoo memberlakukan filter yang ketat terhadap isi konten. Oleh karena itu, hindari lah menulis kata-kata yang dianggap sebagai spam seperti click here, order now, dan special promotion.
5. Email Subscriber Tidak Aktif
Email bisa terjerat spam filter jika secara terus menerus mengirimkan pesan ke subscriber yang tidak aktif.
Nah, ketidakaktifan ini bisa dipengaruhi oleh beberapa hal. Pertama, subscriber mungkin saja salah menuliskan alamat email-nya. Untuk mengatasinya, ada berbagai langkah yang bisa diterapkan, seperti:
- Menyiapkan kolom tambahan agar subscriber menulis alamat email dua kali
- Mengaktifkan social logins sehingga subscriber mendaftar atau masuk dengan akun media sosial mereka
- Mengirim optin email agar subscriber melakukan verifikasi akun
Kemungkinan lainnya adalah, email yang ditulis subscriber memang sudah tidak aktif lagi atau jarang digunakan.
Untuk mengatasinya, cobalah cek, bersihkan, dan perbaharui email list secara berkala. Kabar baiknya, ada beberapa layanan ’email cleaning service’ yang bisa dimanfaatkan, seperti ZeroBounce, MailboxValidator, Email Checker, NeverBounce, dan Xverify.
6. Konten Mengandung Banyak Typo
Jangan remehkan juga seberapa besar efek typo (salah ketik) dalam pengiriman email. Apalagi, spam filters juga dibekali dengan kemampuan untuk mendeteksi adanya kesalahan ejaan pada konten.
Selain ejaan, hindari juga kesalahan grammar; terutama jika kamu yang menulis email, entah itu berbahasa Indonesia, Inggris, atau yang lainnya.
Untuk mencegahnya, gunakan online tool seperti Grammarly agar email kamu terbebas dari kesalahan ejaan dan gramatikal.
Bagaimana Cara Menghindari Spam Email?
Menghindari email spam sangat penting untuk menjaga keamanan akun dan data pribadi kamu. Berikut beberapa cara efektif untuk melakukannya:
- Gunakan Filter Spam: Sebagian besar layanan email modern, seperti Gmail dan Outlook, punya fitur filter spam yang otomatis mengarahkan email mencurigakan ke folder spam.
- Jangan Membagikan Email Sembarangan: Hindari membagikan alamat email kamu di forum publik, media sosial, atau situs yang tidak tepercaya.
- Gunakan Alamat Email Cadangan: Untuk keperluan seperti berlangganan newsletter atau pendaftaran akun di situs tertentu, gunakan email cadangan agar email utama tetap aman dari serangan spam.
- Hati-hati dengan Tautan dalam Email: Jangan pernah mengeklik tautan dari email yang mencurigakan, terutama jika kamu tidak mengenal pengirimnya.
- Gunakan Alat Email Spam Check: Jika ingin mengecek apakah email kamu termasuk dalam daftar spam, gunakan layanan email spam check seperti Mail-Tester atau Spamhaus.
- Blokir Pengirim Spam: Jika kamu sering menerima email spam dari alamat tertentu, gunakan fitur blokir email spam yang disediakan oleh layanan email kamu.
- Laporkan Email Spam: Kebanyakan layanan email menyediakan opsi untuk melaporkan spam agar sistem mereka bisa lebih efektif dalam menyaring email yang tidak diinginkan.
Kesimpulan
Sekarang, kamu telah memahami beberapa faktor yang menyebabkan email ditandai sebagai spam. Tak hanya itu, kamu juga sudah belajar berbagai cara untuk mencegahnya.
Jika hal-hal tersebut belum juga mengatasi masalahmu, coba perhatikan aspek-aspek lain, seperti:
- Format Email — Ketahui format mana yang paling diminati audiens kamu, apakah plain text, rich text, atau HTML.
- Subjek/Headline Email — Buat subjek atau headline yang menarik untuk meningkatkan open rates, read rates, serta engagement rates.
- Informasi Pengirim — Pastikan kamu menulis informasi pengirim yang akurat. Kamu juga perlu menuliskan informasi alamat fisik kantormu dalam body email.
Dan solusi terbaik adalah, pilihlah layanan email marketing yang menawarkan fitur andal dan menjanjikan beragam fitur, seperti spam testing, automations, list management—sehingga kampanye pemasaran kamu bisa dijalankan secara lebih optimal dan menghasilkan ROI yang diharapkan.
Selanjutnya, jangan lupa update terus pengetahuan Anda mengenai dunia digital marketing, bisnis online, hosting, domain, dan topik-topik menarik lainnya di blog Qwords.com. Semoga artikel ini bermanfaat, ya!
Miliki email bisnis profesional dengan paket hosting email unlimited dari Qwords dan jadikan bisnis kamu lebih terpercaya.
