Di era digital, komunikasi bisnis dituntut untuk lebih cepat, fleksibel, dan efisien. Salah satu solusi yang kini banyak digunakan adalah nomor telepon virtual.
Dengan sistem cloud, nomor ini dapat diakses dari berbagai perangkat, mulai dari smartphone hingga laptop, sehingga memudahkan koordinasi tim dimanapun mereka berada.
Untuk informasi lebih lanjutnya, Sahabat Qwords bisa scroll ke bawah dan menyimak artikel ini sama-sama.
Apa Itu Nomor Telepon Virtual
Nomor telepon virtual atau nomor virtual adalah nomor telepon yang berjalan lewat internet dalam sistem cloud, tanpa kabel telepon atau kartu SIM.
Nomor ini juga tidak terikat dengan satu perangkat tertentu, diakses lewat aplikasi atau browser, dan sistem telekomunikasi.
Untuk tampilan akan sama seperti nomor telpon biasa, baik lokal atau internasional dan tetap bisa dipakai untuk mengirim dan menerima panggilan atau pesan.
Jadi pada dasarnya nomor telepon virtual sama dengan nomor telepon pada umumnya, hanya saja prosesnya berlangsung secara digital.
Cara Kerja Nomor Telepon Virtual
Cara kerja nomor telpon virtual bisa dibilang cukup sederhana, berikut tahapannya:
1. Pelanggan menelpon ke nomor virtual bisnis.
2. Panggilan akan masuk ke server cloud penyedia layanan yang menggunakan teknologi VoIP atau SIP.
3. Dari situ sistem akan meneruskan panggilan ke perangkat yang kamu atur, seperti:
- HP Karyawan
- Softphone Laptop
- IP phone Kantor
- Sistem IP PBX
- Call Center
4. Tambahkan login ekstra jika perlu, seperti:
- IVR (Tekan 1 untuk Sales, 2 untuk CS).
- Call forwarding ke agen yang sedang available.
- Rekaman percakapan, analytics, dan integrasi CRM.
Nomor jenis ini akan menghasilkan citra profesional dan terkesan resmi, walaupun agen kantor sedang tidak di kantor.
Kenapa Nomor Telepon Virtual Penting Untuk Bisnis?
Ada beberapa alasan kenapa bisnis harus menggunakan nomor virtual, berikut penjelasannya.
1. Memisahkan Urusan Pribadi dan Bisnis
Karyawan yang menggunakan nomor pribadi untuk urusan kerja adalah masalah yang sudah mengakar.
Pada awalnya memang tidak masalah, tapi kedepannya akan menimbulkan dampak buruk seperti:
- Data pelanggan tersimpan di HP pribadi dan lupa disimpan di mana.
- Jika karyawan resign, komunikasi dengan klien terputus.
- Sulit menentukan batas antara kerja dan kehidupan pribadi.
2. Fleksibel
Karena berjalan melalui internet, nomor virtual sangat cocok untuk:
- Tim yang kerja remote.
- Karyawan yang bekerja hybrid.
- Tim sales yang bekerja di lapangan.
Selain itu, nomor telepon virtual juga tetap bisa digunakan dari rumah, pindah panggilan dari HP ke desktop, atau membagi beban panggilan ke beberapa agen sekaligus, selama masih ada koneksi internet.
3. Mudah Untuk Upgrade
Ketika bisnis berkembang maka kebutuhan komunikasi baik dengan tim atau klien akan lebih besar dan luas.
Jika hanya menggunakan sistem telepon konvensional, maka perlu melakukan instalasi fisik seperti kabel, atau membeli perangkat tambahan dengan masing-masing nomor berbeda.
Namun dengan nomor telepon virtual penyesuaiannya akan jauh lebih mudah, hanya dengan menambah nomor atau user lewat dashboard.
4. Hemat Biaya Operasional
Nomor telepon virtual bersifat ternet-based, sehingga biayanya dapat terpangkas lebih efektif, karena:
- Tidak perlu investasi besar untuk PABX fisik dan perangkat khusus.
- Tidak perlu beli banyak kartu SIM.
- Biasanya, tarif panggilan (terutama internasional) lebih hemat.
- Perawatan sistem dilakukan di sisi penyedia layanan, bukan di kantor.
Untuk UMKM dan startup, jika menggunakan nomor telepon virtual akan membantu brand lebih profesional dan kredibel tanpa biaya yang besar.
5. Jangkauan Lebih Luas
Salah satu kelebihan nomor virtual adalah memiliki nomor lokal di banyak kota atau negara tapi tetap diangkat dari satu tim yang terpusat.
Sehingga akan lebih mudah untuk dikoordinasi dan meningkatkan rasa kepercayaan dari para klien.
Apakah Nomor Virtual Gratis?
Ada beberapa penyedia layanan nomor telepon virtual dengan harga gratis, tapi ini hanya untuk testing OTP, verifikasi multi-akun internal perusahaan, atau kebutuhan demo lainnya.
Untuk pekerjaan yang lebih serius, maka lebih baik gunakan layanan berbayar yang lebih stabil, karena yang berbayar lebih stabil dan konsisten, kontrol lebih jelas, dan terhindar dari praktik spam atau penipuan.
Cara Membuat Nomor Telepon Virtual
Membuat nomor telepon virtual terbilang mudah, cukup lakukan beberapa langkah di bawah ini:
- Pilih provider resmi nomor virtual / VoIP yang memang melayani bisnis.
- Tentukan jenis nomor telepon.
- Daftar dan verifikasi akun
Atur konfigurasi, seperti menerima telepon di perangkat (HP/laptop) lewat aplikasi, sistem IP PBX / call center, CRM atau sistem lain bila tersedia integrasi.
Cara Mendapatkan Banyak Nomor HP
Ada beberapa cara untuk mendapatkan banyak nomor HP, seperti menggunakan platform nomor virtual yang mengizinkan multi-number dalam satu akun.
Selain itu, pastikan juga platform yang digunakan memiliki dashboard untuk manajemen nomor dan mendukung pembagian nomor per divisi atau campaign.
Dengan begitu, kamu tetap bisa punya banyak nomor untuk campaign marketing berbeda, tim sales dan CS yang terpisah, dan segmentasi per kota atau negara, tapi tetap terkoordinasi dengan baik.
Semakin Yakin Untuk Pakai Nomor Telepon Virtual
Dengan sistem berbasis cloud dan fleksibilitas akses lintas perangkat, nomor ini memberikan cara baru untuk menjaga profesionalitas tanpa batasan lokasi maupun perangkat.
Sehingga ini bisa jadi solusi komunikasi yang relevan dengan kebutuhan bisnis masa kini.
Jika Sahabat Qwords penasaran soal perkembangan teknologi dalam bisnis, maka bisa membaca tentang purchase order dan contohnya.
Pada akhirnya, nomor telepon virtual adalah jembatan antara komunikasi tradisional dan era digital.
Dengan memanfaatkan nomor telepon ini, bisnis bukan hanya beradaptasi dengan teknologi, tetapi juga membuka peluang untuk tumbuh lebih cepat, lebih efisien, dan lebih profesional.
Jika kamu tertarik untuk bahasan lebih lanjut soal nomor telepon virtual, mari kita berdiskusi di kolom komentar.
