Email Client vs Webmail, Mana yang Bagus untuk Pekerjaan?

Email client dan webmail adalah dua ‘alat’ yang bisa kamu pakai untuk mengakses email.

Sebagian orang mungkin lebih suka membuka email melalui email client seperti Thunderbird atau Windows Mail.

Di sisi lain, ada yang lebih memilih mengakses email melalui browser (webmail).

Meski hampir tidak berbeda, tetapi keduanya membawa pengaruh terhadap fleksibilitas pengguna saat bekerja. 

Alhasil, dalam beberapa kasus, mengelola email akan jadi sebuah tugas yang berat, apalagi jika lebih dari satu email dan berasal dari layanan yang berbeda.

Lalu, sebenarnya apa perbedaan email client dan webmail, dan mana yang lebih baik untuk menunjang pekerjaan?

Simak informasi selengkapnya dengan membaca artikel ini, yuk, Sahabat Qwords!

Pengertian Email Client

Mail client adalah aplikasi atau perangkat lunak yang diinstal di perangkat (desktop, laptop, atau smartphone) untuk mengakses dan mengelola email.

Aplikasi ini juga memudahkan untuk mengirim, menerima, dan mengelola email dari berbagai penyedia layanan email tanpa harus mengakses masing-masing website milik penyedia.

Yang tak kalah menarik, beberapa aplikasi email ini juga mampu mengelola lebih dari satu email sekaligus.

Dengan kata lain, kamu bisa membuka banyak akun email dari satu pintu. 

Kelebihan

Meski sedikit lebih effort karena harus menginstal aplikasinya terlebih dahulu, tetapi email client mengusung beberapa kelebihan, yaitu:

1. Akses Offline: Email client bisa kamu gunakan meski tanpa koneksi internet (email disimpan di perangkat lokal). Namun, data-data email (pesan) harus diunduh terlebih dahulu.
2. Fitur Lengkap: Sejumlah email client juga menawarkan fitur menarik seperti tarik pesan, pelacak email (notifikasi tanda baca), pencarian advanced, dan sebagainya.
3. Keamanan: Kamu dibebaskan dalam mengatur keamanan email, misalnya dengan enkripsi lokal atau sejenisnya.
4. Satu Inbox untuk Semua Akun: Kamu tidak perlu switch antarjendela tab di browser untuk membuka semua email masuk, sebab email client mampu mengelola email Yahoo, Gmail, atau akun lain secara bersamaan.
5. Meningkatkan Produktivitas: Untuk kebutuhan pekerjaan, tak jarang email client juga sudah terintegrasi dengan layanan seperti kalender, kontak, atau beberapa bahkan sudah terhubung dengan Asana maupun yang sejenisnya.

Kekurangan

Tak lengkap rasanya kalau kamu juga belum tahu kekurangan yang dimiliki email client, antara lain

1. Membutuhkan Instalasi dan Konfigurasi Awal: Kamu harus mengunduh dan menginstal aplikasi email di perangkat smartphone atau komputer. Jadi, kalau kamu ingin mengaksesnya dari perangkat lain, kamu juga harus tetap memasang aplikasinya. Hal ini cukup memakan waktu dan terkesan kurang fleksibel.
2. Bergantung pada Penyimpanan Perangkat: Jika terlalu banyak email yang disimpan di perangkat lokal bisa memakan kapasitas penyimpanan secara signifikan. Sebab, email client akan mengunduh data dari mail server ke perangkat lokal.
3. Rentan Kehilangan Data: Kalau perangkat yang kamu pakai mengakses email dicuri atau rusak, kamu harus bersiap dengan kehilangan data.

Pengertian Webmail

Sementara email client mewajibkan kamu menginstal aplikasi untuk mengakses email, layanan webmail tidak membutuhkannya.

Sebab, webmail adalah layanan email yang diakses melalui browser tanpa harus memasang aplikasinya terlebih dahulu.

Asalkan punya koneksi internet yang aktif, kamu bisa mengakses email dari perangkat mana saja dan kapan saja.

Bahkan, kamu bisa mengaksesnya dari browser yang berbeda, misalnya Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera Mini, Bing, dan sebagainya. Lalu, apa saja kelebihan dari webmail?

Kelebihan 

Webmail menyuguhkan beberapa kelebihan yang bisa kamu pertimbangkan, seperti:

1. Akses yang Mudah: Kamu bisa mengakses email dari mana saja asalkan terhubung ke internet.
2. Tidak Perlu Menginstal Aplikasi Tambahan: Cukup menggunakan browser, kamu sudah bisa mengakses email dengan mengunjungi situs penyedia email yang kamu gunakan, misalnya gmail.com, mail.com, dan sebagainya.
3. Penyimpanan Cloud: Seluruh data email (pesan, dokumen, dan lampiran lainnya) akan tersimpan di server, sehingga tidak memakan ruang di perangkat milikmu.
4. Fitur Terintegrasi: Sudah banyak webmail yang menawarkan fitur tambahan seperti kalender, penyimpanan cloud, dan kontak yang memudahkanmu meningkatkan produktivitas.

Kekurangan

Sementara itu, berikut adalah kekurangan layanan email berbasis web atau webmail:

1. Ketergantungan pada Internet: Kelemahan utamanya yakni tidak bisa digunakan tanpa koneksi internet, sehingga ketika pekerjaanmu sedang mobile di luar ruangan yang tidak menyediakan internet, kamu jelas akan kerepotan.
2. Fitur yang Terbatas: Beberapa webmail biasanya hanya menyediakan fitur yang cukup untuk mengirim dan menerima email. Hal ini cukup menjadi deal-breaker apabila kamu butuh fitur yang lebih advanced, misalnya enkripsi PGP, dan sebagainya.
3. Keamanan Data: Jika pusat data milik penyedia email yang kamu pakai tidak aman/kredibel, maka privasi email kamu akan terancam. Jadi, berhati-hatilah sewaktu memilih penyedia email.

Perbedaan Email Client dan Webmail

Setelah membaca ulasan di atas, sebagian dari kamu mungkin masih belum memahami apa saja perbedaan email client dan webmail.

Tenang saja, kami telah merangkumnya di bawah ini dengan bahasa yang mudah dipahami.

Jadi, Mana yang Lebih Bagus untuk Pekerjaan?

Jika pekerjaanmu membutuhkan mobilitas tinggi dan akses dari berbagai perangkat, webmail jadi pilihan yang lebih praktis. 

Namun, kalau kamu bekerja di dalam lingkungan yang membutuhkan fitur email lebih lengkap, integrasi dengan tool produktivitas, serta akses secara offline, email client lebih direkomendasikan.

Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan profesionalisme, penggunaan email bisnis berbasis domain sendiri lebih disarankan, misalnya cs@namabisnis.id. 

Layanan hosting biasanya memberikan opsi webmail maupun akses ke email client untuk kebutuhan bisnis yang lebih fleksibel, misalnya Qwords.

Kami menyediakan layanan hosting dengan banderol Rp5.000 per GB dan sudah termasuk layanan webmail di dalamnya.

Lihat Paket Hosting Murah Qwords

Kalau ingin menggunakan email client, kamu juga bisa menghubungkannya dengan Thunderird, Windows Email, atau yang lainnya.

Jadi, pilihan terbaik akan bergantung pada kebutuhanmu. Nah, setelah mengetahui perbedaan email client dan webmail, sudahkah kamu tahu mana yang lebih bagus antara email client dan webmail untuk pekerjaanmu?

Miliki email bisnis profesional dengan paket hosting email unlimited dari Qwords dan jadikan bisnis kamu lebih terpercaya.