Apa Itu Mail Server? Ini Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Mail server atau server email adalah sebuah sistem komputer yang berfungsi untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan email. Di era modern seperti sekarang, email telah menjadi alat komunikasi yang sangat dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk urusan pekerjaan, belajar, hingga kegiatan personal.

Bagi pengguna yang sudah lama terjun di dunia IT tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah ini. Layanan yang bisa dibangun dari paket VPS Murah berbasis Windows ini semakin banyak diminati konsumen seiring meningkatnya kebutuhan email marketing untuk promosi.

Terlepas dari itu, mail server sendiri juga memiliki banyak manfaat untuk menunjang aktivitas bisnis dan komunikasi. Nah, agar lebih paham dan menguasai soal mail server, pada kesempatan kali ini secara khusus kami akan membahas seputar apa itu mail server lengkap dengan cara kerja dan fungsinya dalam kehidupan sehari-hari. Berikut selengkapnya.

Pengertian Mail Server

Mail server adalah sebuah program berbasis cloud computing dalam layanan internet yang digunakan untuk melayani pengiriman atau penerimaan email via jaringan server mail yang sama.

Mail server bekerja dengan menggunakan protokol tertentu untuk memastikan email dapat diterima dengan baik oleh penggunanya. Mail server terdiri dari beberapa jenis, termasuk server pengirim (SMTP), server penerima (POP3, IMAP), dan server penyimpanan email.

Sebagai pengguna email, kamu mungkin tidak selalu menyadari keberadaan mail server, tetapi server ini memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengiriman dan penerimaan email.

Perbedaannya Dengan Email

Email atau electronic mail adalah sebuah pesan yang dikirimkan melalui jaringan internet dari satu alamat email ke alamat email lainnya.

Adanya email memungkinkan kita untuk berkomunikasi dengan cepat dan efisien, baik untuk kepentingan profesional maupun pribadi.

Pesan ini terdiri dari beberapa komponen, seperti alamat email pengirim, subjek, isi pesan, dan lampiran yang mungkin disertakan dalam email. Dalam dunia kerja, penggunaan email sangat penting, karena email adalah alat utama untuk komunikasi antara rekan kerja, klien, dan mitra bisnis.

Jadi, sampai disini kita sudah bisa memahami bahwa perbedaan mail server dan email terletak pada fungsinya, mail server berfungsi sebagai aplikasi yang bekerja untuk melakukan aktivitas mengirim dan menerima email. Sedangkan email menjadi pesan yang dikirim untuk berinteraksi.

Sejarah Mail Server

Dilansir dari situs Contentsnare, mail server pertama kali muncul pada awal 1980-an, seiring dengan berkembangnya teknologi jaringan dan komunikasi digital. Pada saat itu, email masih digunakan oleh kalangan akademis dan peneliti untuk bertukar informasi melalui ARPANET, cikal bakal internet modern.

Sistem pertama yang digunakan untuk mengirim email adalah Sendmail, yang diciptakan oleh Eric Allman pada tahun 1983. Sendmail memungkinkan pengiriman email antar komputer di jaringan, meskipun saat itu email hanya bisa digunakan dalam satu jaringan lokal.

Kemudian, pada tahun 1984, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) diperkenalkan sebagai protokol standar untuk pengiriman email antar jaringan. SMTP memungkinkan pengiriman email antar server dengan lebih efisien. Seiring berjalannya waktu, protokol lain seperti POP3 dan IMAP mulai diperkenalkan untuk memungkinkan pengambilan dan penyimpanan email dengan cara yang lebih fleksibel.

Kelebihan Mail Server

Ada banyak keuntungan yang bisa kita dapatkan ketika menggunakan mail server. Terutama jika dibandingkan dengan platform gratisan seperti Google, Yahoo, atau Hotmail. Berikut penuturan selengkapnya:

1. Lebih Cepat dan Efisien

Memiliki mail server ibarat menggunakan kendaraan pribadi ketika berangkat kerja. Berbeda saat naik angkutan umum, menggunakan kendaraan pribadi tentu bakal lebih cepat sampai dan efisien waktu karena kita bisa mengatur rute serta meminimalisir adanya campur tangan dari orang lain.

Memiliki mail server bakal meempercepat akses email maupun data-data. Alhasil, komunikasi dengan klien atau antar karyawan bisa semakin efektif karena mail server hanya diguankan oleh internal perusahaan (tidak bisa digunakan publik).

2. Lebih Private

Saat ini privasi sudah menjelma menjadi lemen penting yang dibutuhkan oleh banyak orang. Dengan investasi mail server artinya Anda memiliki jaringan sendiri yang hanya bisa digunakan oleh internal perusahaan.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Email dalam Strategi Marketing

Adanya privasi yang ditawarkan, otomatis juga menambah faktor keamanan karena untuk bisa mengakses orang luar harus mndapatkan autoritas dari si pemilik webste.

3. Bisa langsung Diatasi Ketika Terjadi Kerusakan

Kemudahan dalam proses perbaikan menjadi keuntungan berikutnya yang bisa kita dapatkan ketika meggunakan mail server. Ucapkan selamat tinggal pada tiket support layanan seperti Gmail atau Yahoo yang butuh berhari-hari dalam menyelesaikan keluhan, pengaduan atau bahkan kritik dan saran.

4. Lebih Mudah Mengatur Akun

Dengan memiliki mail server sendiri tentu proses pengelolaan akun email akan semakin mudah. Kamu bisa melakukan konfigurasi, pengaturan, hingga maintenace sesuai kebutuhan.

Fungsi dan Kegunaan Mail Server

Secara garis besar, fungsi mail server adalah sebagai program yang membantu mengatur agar email dapat dikirimkan oleh pengirim sekaligus dapat diterima dengan aman, cepat, dan tanpa kendala oleh penerima email. Jika diartikan secara lebih detail, mail server memiliki berbagai kegunaan diantaranya:

1. Mengirim dan Menerima Email: Fungsi utama mail server adalah mengelola pengiriman dan penerimaan email. Tanpa mail server, kita tidak akan bisa mengirim atau menerima email.
2. Menyimpan Email: Mail server juga berfungsi untuk menyimpan email yang diterima. Email yang tidak segera dibaca akan tetap disimpan di server dan dapat diakses kapan saja menggunakan perangkat yang terhubung.
3. Mengelola Keamanan Email: Mail server dapat dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi dan pemindaian virus untuk memastikan bahwa email yang dikirim dan diterima aman dari ancaman malware dan phishing.
4. Menyediakan Layanan Email: Layanan email seperti Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook mengandalkan mail server untuk mengelola email penggunanya. Server ini membantu mengelola email dari ribuan bahkan jutaan pengguna secara bersamaan.
5. Menangani Email Berbahaya: Mail server juga dapat memfilter email yang dianggap berbahaya, seperti spam atau email phishing, dan menyimpannya di folder khusus sehingga tidak mengganggu inbox utama.

Jenis-Jenis Mail Server

Jika menilik berdasarkan program dan sistem pengoperasiannya, Mail server dapat dibedakan dalam beberapa jenis. Berikut merupakan jenis jenis mail server yang ada:

Sendmail

Bagi para pengguna sistem operasi Linux atau Unix, jenismail server yang satu ini tentu sudah tidak asing lagi. Sendmail tercatat banyak digunakan oleh para pengguna OS Linux/Unix karena menjadi sistem mail sever yang paling standar.

Postfix

Postfix adalah jenis mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan lebih lanjut dari Sendmail. Menariknya, Postfix juga sudah dapat dijalankan pada sistem operasi Mac OS X selain Linux/Unix jadi tidak heran jika server ini biasa dijadikan opsi untuk menggantikan server Sendmail.

Untuk menggunakan Postfix sebagai server, kamu bisa mengunjungi halamannya pada tautan postfix.org.

Qmail

Berbeda dari dua jenis mail server sebelumnya, mail diklaim sebagai mail server paling aman yang saat ini bisa didapatkan. Asumsi tersebut muncul berdasarkan fakta bahwa Qmail belum memiliki celah sedikitpun terkait potensi yang dapat menggangu atau merusak sistem keamanan. Qmail sendiri juga tercatat digunakan oleh provider layanan email gratisan seperti Yahoo dan Hotmail.

Penjelasan selengkapnya tentang Qmail sebagai email agent, dapat kamu lihat pada tautan WikiPedia Qmail.

Cara Kerja Mail Server

Pada prinsipnya, Mail server memiliki dua cara kerja utama yang saling melengkapi, yakni sebagai outgoing server dan incoming sever. Fungsi outgoing server adalah sebagai pengirim email (Sending email) dan incoming server berperan sebagai penerima (receiving email).

Lantas, bagaimana tahapan pengiriman dan penerimaan email bekerja? Karena cara kerja mail server bergantung dari program dan aplikasinya maka secara umum proses pengiriman email melalui TCP/IP bisa dianalogikan seperti dibawah ini:

Sender >> User agent >> Waiting list email >> MTA >> User mailbox >> User agent >> Receiver.

Dari tahapan di atas kita bisa melihat pada awalnya email yang telah dikirimkan oleh Pengirim (sender) terlebih dahulu akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu dalam database mail server. Filter pengelompokannya sendiri dipilih berdasarkan tujuan email.

Baca juga: 5 Ide Email Marketing Untuk Menarik Perhatian Pelanggan

Nah, ketika receiver email membaca pesan dari pengirim email itu artinya penerima sudah mengakses mail server dan membuka pesan yang sebelumnya tersimpan di dalam database mail server.

Penutup

Mail server adalah komponen penting yang memungkinkan kita untuk mengirim dan menerima email. Dengan menggunakan protokol seperti SMTP, POP3, dan IMAP, mail server mengatur alur komunikasi digital kita dengan cara yang efisien dan aman.

Sebagai pengguna, kita mungkin tidak selalu menyadari betapa vitalnya keberadaan mail server dalam keseharian kita, namun sistem ini membuat segala bentuk komunikasi melalui email menjadi mungkin.

Nah, itulah pembahasan singkat terkait pengertian, cara kerja, dan fungsi mail server dalam aktivitas sehari-hari. Mulai beralih ke email bisnis Titan Mail untuk mendapatkan keamanan ekstra dalam pengiriman email dan jadikan email kamu lebih terlihat profesional.

Bagaimana menurut kamu? Tertarik untuk mencobanya?

Miliki email bisnis profesional dengan paket hosting email unlimited dari Qwords dan jadikan bisnis kamu lebih terpercaya.