Kamu punya banyak akun email dan sering kerepotan ketika menerima email masuk karena semuanya masih aktif? Coba pakai email forwarding, deh.
Dengan email forwarding, kamu bisa memusatkan kotak masuk email melalui satu akun tanpa harus login/masuk ke setiap akun.
Alhasil, kamu bisa lebih hemat waktu dan effort, terutama ketika semua email berhubungan dengan pekerjaan maupun bisnis.
Nah, kami akan mengajak kamu belajar tentang email forwarding beserta mengenal pentingnya dalam berkomunikasi. Tanpa berlama-lama, mari simak pembahasan berikut ini!
Apa Itu Email Forwarding?
Email forwarding adalah fitur yang memudahkan pengguna untuk mengarahkan (mem-forward) email yang diterima di satu alamat email ke alamat email lainnya.
Misalnya, jika kamu punya alamat email email@gmail.com, email@yahoo.com, dan email@outlook.com, kamu bisa mengaturnya agar semua email yang masuk ke alamat tersebut secara otomatis diteruskan ke alamat email baru, seperti email@namabisnis.id.
Proses ini sering disebut juga dengan istilah forward email atau forwarding email.
Persis dengan apa yang telah kami sebut tadi, fitur ini membantu pengguna dalam mengelola pesan dengan lebih efisien, terutama bagi mereka yang punya beberapa alamat email dan ingin menggabungkan komunikasi mereka ke dalam satu kotak masuk.
Fungsi Email Forwarding dalam Komunikasi
Berikut adalah beberapa fungsi email forwarding dalam komunikasi yang perlu kamu tahu:
1. Migrasi Alamat Email
Saat beralih ke alamat email baru, kamu tidak ingin kehilangan pesan penting yang masih masuk ke alamat lama, bukan?
Nah, dengan email forwarding, semua email yang masuk ke alamat lama akan otomatis diteruskan ke alamat baru, sehingga kamu tidak perlu memeriksa dua kotak masuk sekaligus.
2. Mengelola Beberapa Alamat Email
Banyak orang memiliki lebih dari satu alamat email, misalnya untuk keperluan pribadi, bisnis, atau proyek tertentu.
Kini, kamu bamu bisa mengarahkan semua email dari berbagai alamat tersebut ke satu inbox utama dengan email forwarding, sehingga lebih mudah dikelola.
3. Meningkatkan Profesionalitas Bisnis
Bagi bisnis, email forwarding juga bisa digunakan untuk membuat alamat email seperti info@perusahaan.com atau support@perusahaan.com, lalu meneruskannya ke tim yang bertanggung jawab. Ini membantu menjaga konsistensi komunikasi dengan pelanggan.
4. Backup dan Keamanan
Email forwarding bisa berfungsi sebagai cadangan. Jika server email utama mengalami masalah, email yang diteruskan ke alamat lain tetap bisa diakses.
5. Memudahkan Kolaborasi Tim
Dalam suatu tim, email forwarding bisa digunakan untuk membagikan informasi penting ke seluruh anggota tim tanpa harus mengirim ulang email secara manual.
Cara Kerja Email Forwarding
Dalam prosesnya, email forwarding bekerja dengan cukup sederhana. Berikut penjelasan lengkapnya:
- Email Diterima: Email masuk ke alamat email asli (misalnya, nama@domainlama.com).
- Dialihkan Otomatis: Sistem mail server akan memeriksa pengaturan forwarding dan mengirimkan email tersebut ke alamat tujuan (misalnya, nama@domainbaru.com).
- Penerusan Email: Email yang diteruskan akan muncul di inbox alamat tujuan dengan tanda FWD atau Forwarded di subjeknya.
Nah, setelah kamu mengetahui apa itu email forwarding hingga cara kerjanya, Qwords akan memberikan panduan mengenai cara setting email forwarding dengan mudah.
Cara Setting Email Forwarding
Tak sulit untuk mengatur supaya email yang kamu terima diarahkan ke alamat yang lain. Namun, kami paham bahwa tak semua orang mengerti cara ini. Yang pasti, kamu bisa melakukannya meski alamat email yang kamu pakai masih gratisan (misalnya Gmail).
Nah, kami akan memberikan panduan setting email forwarding dengan praktis di Gmail, mengingat pengguna email pada platform besutan Google ini sangat banyak.
Tanpa berlama-lama, berikut ini langkah-langkahnya:
- Buka Akun Gmail
- Masuk ke akun Gmail kamu melalui browser di komputer atau laptop.
- Pastikan kamu menggunakan akun Gmail yang ingin diatur untuk forwarding.
- Buka Menu Pengaturan
- Klik ikon gerigi di pojok kanan atas layar.
- Pilih “Lihat semua pengaturan” dari menu yang muncul.
- Buka Tab “Pengalihan dan POP/IMAP”
- Di bagian atas halaman pengaturan, klik tab “Penerusan dan POP/IMAP“.
- Tambahkan Alamat Email Tujuan
- Klik tombol “Tambahkan alamat penerusan”.
- Akan muncul pop-up untuk memasukkan alamat email tujuan (email yang akan menerima email yang diteruskan).
- Masukkan alamat email tujuan, lalu klik “Berikutnya”.
- Verifikasi Alamat Email Tujuan
- Tepat setelahnya, Gmail akan memintamu memverifikasi alamat penerima email forwarding.
- Gmail akan memunculkan notifikasi seperti berikut:
- Klik “Oke”.
- Buka inbox email tujuan kamu, lalu cari email verifikasi dari Gmail, dan klik link verifikasi di dalamnya.
- Jika kamu tidak melihat email verifikasi, periksa folder Spam atau Promosi.
- Aktifkan Pengalihan
- Setelah verifikasi selesai, kembali ke halaman pengaturan Gmail.
- Di bagian “Penerusan”, pilih opsi “Teruskan salinan email yang masuk ke …” dan pilih alamat email yang sudah diverifikasi.
- Kamu juga bisa memilih apakah ingin menyimpan salinan email di Gmail asli atau menghapusnya setelah diteruskan (pilih sesuai kebutuhan).
- Simpan Perubahan
- Scroll ke bawah dan klik “Simpan Perubahan”.
Selain Gmail, kamu juga bisa mengatur email forwarding pada platform lain, terutama jika menggunakan email domain di hosting cPanel maupun DirectAdmin.
Kami telah mengulasnya pada artikel lain tentang cara setting email forwarding di cPanel dan cara setting email forwarding di DirectAdmin.
Demikianlah informasi mengenai email forwarding yang ditutup dengan panduan setting-nya. Fitur ini sangat berguna untuk memastikan kamu tidak melewatkan email penting, terutama jika kamu menggunakan beberapa alamat email sekaligus. Yuk, manfaatkan fitur yang satu ini!
Miliki email bisnis profesional dengan paket hosting email unlimited dari Qwords dan jadikan bisnis kamu lebih terpercaya.
